Dématérialisation des factures fournisseurs avec TEDD & PA Esker
Automatisez le traitement de vos factures fournisseurs, de la demande d’achat jusqu’au paiement, avec TEDD & la Plateforme Agréée (PA) Esker. Pilote Solutions vous accompagne dans la mise en place de la facture électronique et du cycle fournisseur.
De la demande d’achat à la facture fournisseur : un processus fluide, automatisé et conforme.
TEDD Factures Fournisseurs, en partenariat avec la Plateforme Agréée (PA) Esker, automatise tout votre cycle fournisseurs : réception des factures (papier, PDF, électroniques), lecture intelligente, circuits de validation, rapprochement commandes/réceptions et intégration en comptabilité. Le tout dans un environnement connecté à vos ERP et pensé pour les PME.
En tant que partenaire intégrateur Pilote Solutions, nous vous aidons à mettre en place TEDD & Esker pour sécuriser vos processus, réduire les tâches manuelles et reprendre le contrôle sur vos dépenses fournisseurs.
Facture électronique : une obligation… et une opportunité côté fournisseurs
La réforme de la facture électronique ne touche pas uniquement les factures clients : votre cycle fournisseurs est lui aussi concerné. Avec une PA comme Esker, vous pouvez :
- Réceptionner et centraliser toutes vos factures fournisseurs (papier, PDF, EDI, portails, e-factures).
- Garantir la conformité TVA et la traçabilité des données transmises à l’administration.
- Structurer un processus Purchase-to-Pay clair : demande d’achat → commande → réception → facture → paiement.
- Réduire les tâches manuelles : fin du pliage, mise sous enveloppe, tri et envoi un par un.
- Limiter les coûts d’impression et d’affranchissement.
- Sécuriser les documents sensibles (données personnelles, salaires…).
- Améliorer votre démarche RSE en diminuant votre consommation de papier et votre empreinte carbone.
- Offrir une meilleure expérience à vos collaborateurs, qui accèdent à leurs bulletins en ligne, à tout moment.
TEDD & PA Esker : une plateforme unique pour vos factures fournisseurs
La combinaison TEDD + PA Esker vous permet de gérer l’ensemble de vos factures fournisseurs dans un environnement unique, depuis la demande d’achat jusqu’à l’archivage probatoire de la facture. TEDD sert d’interface métier, Esker de moteur de dématérialisation et de conformité.
Avec cette solution, vous pouvez :
- Centraliser tous les canaux de réception (courrier scanné, email/PDF, e-factures…).
- Automatiser la lecture et l’interprétation des factures via OCR et IA/auto-apprentissage.
- Mettre en place des workflows de validation adaptés à vos règles internes.
- Rapprocher automatiquement les factures avec les commandes et réceptions dans l’ERP.
De la facture reçue à la comptabilité : un flux entièrement digitalisé
- Courrier papier numérisé
- PDF par email
- Factures électroniques via la PA Esker
Toutes les factures sont capturées et envoyées dans TEDD & Esker.
- Extraction automatique des données clés (fournisseur, montants, TVA, échéances, lignes…).
- Auto-apprentissage à partir des corrections des utilisateurs, pour améliorer la qualité au fil du temps.
- Circuit d’approbation selon montant, service, type de dépense.
- Rapprochement 2 ou 3 points avec la commande et/ou la réception dans l’ERP.
- Comptabilisation automatisée dans votre logiciel de compta/ERP.
- Archivage probatoire sécurisé, conforme aux exigences légales.
Demande d’achat TEDD : reprendre le contrôle avant même la facture
Avec le module Demande d’achat TEDD, vous structurez et sécurisez vos dépenses en amont, avant la facture. Chaque demande suit un circuit de validation prédéfini, s’inscrit dans un budget et peut générer une commande fournisseur, qui servira ensuite de référence pour la facture.
Un workflow de validation automatique
- Circuit de validation selon montant, service, nature de dépense, centre de coûts…
- Respect des niveaux d’autorisation par profil (demandant, valideur, direction, achats).
- Traçabilité complète : qui a demandé quoi, quand, sur quel budget.
Catalogue & politique d’achats
- Accès à un catalogue de produits/fournisseurs approuvés.
- Réduction des achats sauvages et des fournisseurs non référencés.
- Meilleure visibilité pour les achats : volumes par fournisseur, possibilité de négocier remises et conditions.
Application mobile
- Validation des demandes d’achat depuis l’application mobile TEDD.
- Consultation rapide des demandes en attente et des principaux indicateurs, même en déplacement.
Lien direct avec les factures fournisseurs
- Une demande d’achat validée → une commande → un rapprochement simple au moment de la facture.
- Automatisation accrue pour la comptabilité fournisseurs : moins de saisie, moins de litiges.
- Réduction des achats non conformes et meilleure maîtrise du budget global.
Les fonctionnalités essentielles pour votre comptabilité Sage100 fournisseurs
Lecture & reconnaissance des factures
- OCR avancé, IA & auto-apprentissage sur les factures.
- Reconnaissance des fournisseurs, TVA, montants, lignes analytiques.
Workflows de validation
- Validation par manager, direction, achats, finance…
- Rappels automatiques, gestion des relances internes.
Rapprochement commandes / réceptions / factures
- Rapprochement automatique avec les bons de commande et de réception de votre ERP.
- Gestion des écarts : montant, quantité, prix, frais annexes.
Portail & collaboration fournisseurs (via Esker)
- Réception électronique des factures via portail ou connecteurs.
- Meilleure communication sur les statuts (reçue, en validation, réglée…).
Suivi & pilotage
- Tableaux de bord sur les délais de traitement, les volumes, les montants, les écarts.
- Indicateurs pour optimiser trésorerie, délais de paiement, remises.
Ce que TEDD & Esker apportent à vos équipes
Pour la direction financière
- Réduction des délais de traitement des factures fournisseurs (jusqu’à –65 % dans certains retours d’expérience Esker).
- Meilleure prévision de trésorerie grâce à une visibilité complète sur les factures en cours.
- Diminution des risques d’erreurs, de fraudes et d’achats non conformes.
Pour la comptabilité fournisseurs
- Moins de saisie manuelle, moins de mails et d’impressions.
- Factures automatiquement rapprochées, ventilées et pré-comptabilisées.
- Traçabilité complète : qui a validé quoi, quand, sur quel budget.
Pour les achats
- Vision consolidée des demandes d’achat et des engagements.
- Meilleure capacité de négociation (volumes, conditions…).
- Diminution des “achats sauvages” et des fournisseurs éparpillés.
Pour les opérationnels
- Process simple de demande d’achat, clair et guidé.
- Suivi en temps réel de l’avancement (en attente, validé, commandé, facturé).
Pilote Solutions : un partenaire pour structurer tout votre cycle fournisseurs
Pilote Solutions accompagne les PME dans la digitalisation de leurs processus de gestion. Avec TEDD & PA Esker, nous vous aidons à déployer un dispositif complet sur vos factures fournisseurs, adapté à vos outils existants et à votre organisation.
Notre accompagnement :
- Cartographie de votre cycle fournisseurs : de la demande d’achat à la comptabilisation.
- Paramétrage de TEDD Factures Fournisseurs & de la PA Esker (règles, workflows, rapprochements).
- Mise en place et diffusion de la fonctionnalité Demande d’achat auprès des équipes.
- Formation des utilisateurs (compta, achats, opérationnels) et support dans la durée.
Foire Aux Questions
Oui. TEDD peut justement vous aider à structurer ce processus pas à pas : définition des circuits de validation, des budgets, des fournisseurs référencés… Vous pouvez démarrer sur un périmètre limité puis élargir.
Oui. La solution gère aussi bien les factures liées à une commande / réception que les factures sans commande, avec des règles de validation et de contrôle adaptées.
TEDD & Esker s’appuient sur votre référentiel existant (fournisseurs, comptes, plans analytiques) et peuvent synchroniser ces informations avec vos systèmes de gestion, pour garantir la cohérence entre comptabilité, achats et opérationnels.
Les retours d’expérience autour d’Esker montrent des gains significatifs : réduction des coûts de traitement pouvant atteindre 60 %, délais divisés, meilleure fiabilité des données et visibilité à 100 % sur chaque facture.
Envie de reprendre la main sur vos factures fournisseurs ?
Vous utilisez Sage 100 et vous devez entrer dans la réforme de la facture électronique ? TEDD & Esker, via un connecteur dédié à Sage 100, vous offrent un chemin structuré, sécurisé et adapté aux PME.
Avec TEDD & PA Esker, vous passez d’un traitement manuel et contraignant à un cycle fournisseurs maîtrisé, où la facture devient la dernière étape d’un processus déjà sécurisé par la Demande d’achat.